Een PDF maken
Wil je een PDF bestand maken? In deze handleiding leer ik je hoe je vanuit Word, Excel of Powerpoint snel een PDF kunt maken van de inhoud je document, spreadsheet of presentatie.
In deze handleiding leer je hoe je een PDF kunt maken van Word bestanden, maar ook kun je met de gratis software die we gaan gebruiken PDF bestanden maken vanuit Excel. Om te beginnen eerst een inleiding waarin we antwoord geven op de vraag waarom je eigenlijk een PDF zou willen maken.
Waarom een PDF maken?
PDF is een bestandsformaat waarmee je van een willekeurig digitaal bestand een bestand kunt maken dat er op alle computers maar ook op alle printers hetzelfde uitziet. En dat is natuurlijk erg fijn als je een digitale nieuwsbrief wil uitgeven die er voor iedereen die hem ontvangt hetzelfde uitziet. Ook voor andere bestanden, denk aan contracten, diploma’s, cijferlijsten of prijslijsten, is het erg handig als de opmaak voor iedereen die het bestand leest gelijk blijft.
Daarnaast biedt PDF een kleine zekerheid rondom de beveiliging van de informatie in een bestand: Voor de gemiddelde computergebruiker is het namelijk lastig om een PDF bestand te bewerken. Voor meer ervaren computergebruikers zijn PDF bestanden echter heel gemakkelijk te kraken: zij kunnen na door het kraken van een PDF bestand de informatie in het bestand gewoon bewerken.
Over veiligheid en PDF bestanden
Voor alle duidelijk hierbij nadrukkelijk nogmaals de opmerking dat een PDF bestand geen zekerheid biedt rondom de beveiliging van de gegevens in het bestand.
Hackers kunnen gemakkelijk een PDF bestand kraken en ook via verschillenden websites kan heel gemakkelijk een PDF bestand bewerkt worden. Vertrouw dus niet op de ‘veiligheid’ van een PDF bestand.
Hoe moet je een PDF maken?
In deze handleiding waarin we het maken van een PDF bestand behandelen werken we met software die je gratis kunt downloaden. Voor het maken van een PDF bestand gebruiken we in deze handleiding doPDF. Dat programma voor het maken van PDF bestanden kun je hier downloaden.
De doPDF software voegt tijdens de installatie een PDF printer toe aan je computer of laptop. Via elk programma dat een print functie heeft kun je nu PDF bestanden maken door deze PDF printer te gebruiken. Zo kun je dus vanuit Word, Excel maar ook vanuit Photoshop of Dreamweaver PDF bestanden maken. De installatie van doPDF is erg gemakkelijk, je kunt zelfs aangeven of doPDF de standaardprinter voor je pc of laptop moet worden.
doPDF gebruiken voor het maken van een PDF
Na in de installatie van doPDF vind je in het printerscherm op je computer of laptop een nieuwe printer met als naam ”doPDF’. Door vanuit Word, maar ook vanuit andere software met print-mogelijkheden, nu deze printer te kiezen en dan op afdrukken te klikken maakt doPDF een pdf bestand van het document of bestand dat je afdrukt. In de schermafbeelding hieronder (die afkomstig is van de doPDF website) zie je precies welke stappen je in Word 2013 moet zetten om via de doPDF printer een PDF te maken van een word document.
Zo moet je een PDF bestand maken van een Word document.
Nadat je de doPDF printer hebt geselecteer en als je in Word op de knop ‘Print’ hebt geklikt opent zich een nieuw scherm. In dit scherm kun je aanvullende opties aan- of uitvinken rondom de PDF die doPDF zal gaan maken. In principe hoef je in dit scherm niets aan te passen. Wel is het handig om het pad aan te geven waar je de gemaakte PDF wil gaan opslaan: kies bijvoorbeeld voor ‘mijn documenten/pdf‘ om een handig overzicht te houden van de PDF bestanden op je computer. Klik op OK om de PDF uiteindelijk te gaan maken.
Een PDF maken vanuit Word of Excel
Zelf een PDF bestand maken is dus erg gemakkelijk. Met de doPDF software kun je vanuit elk Windows programma met een print functie snel en gemakkelijk zelf PDF bestanden maken. Naast doPDF kun je natuurlijk andere gratis software gebruiken voor het maken van PDF bestanden. Deze alternatieven zie je hieronder.